Le lancement d’un appel d’offre est souvent la première brique d’une transformation digitale réussie. Notre rôle consiste le plus souvent à rassurer nos clients sur leur vision de l’IT : s’inscrit-elle bien dans la stratégie mise en oeuvre par l’entreprise et dans une prospective réaliste de ce qui va se faire dans l’avenir ?

Un appel d’offres est un processus qui s’articule en 2 étapes. La première consiste à identifier le besoin et analyser sa coïncidence avec le marché. La seconde porte sur la rédaction, la soumission et la conclusion de l’appel d’offres. L’entreprise doit donc d’abord identifier précisément ce dont elle a besoin mais elle doit également s’assurer que l’expression de ces besoins coïncide avec la capacité des fournisseurs à y répondre.

Le rôle d’un partenaire comme Lucernys consiste avant tout à bien définir le besoin du client, et à s’assurer qu’il répond effectivement à ses attentes. C’est à partir de ce point que nous pouvons donner les premières orientations techniques, financières et de planning sur la réalisation, avant même la phase de rédaction. Notre valeur – et notre différenciation -, se situent clairement dans cette phase amont. Elle se révèle essentielle à la réussite globale d’un appel d’offres.

Chez Lucernys, l’appel d’offres s’inscrit toujours entre le Diag Flash ou un schéma directeur en amont, et la phase de réalisation ou de transformation en aval. Il ne peut pas être une étape isolée et autonome. Notre rôle dans un appel d’offres est d’aider le client à prendre la meilleure décision. Nous devons donc l’aider à identifier les meilleures orientations technico-économiques à mettre en oeuvre par rapport à sa problématique qu’elle soit technique, organisationnelle ou financière…

L’étape d’analyse des besoins – à travers un diag flash ou un schéma directeur – permet de fournir une orientation à l’appel d’offres. Nous donnons les moyens au client de prendre une décision par rapport aux orientations possibles. C’est seulement quand il a validé ces orientations à partir des données récoltées, que nous passons à la deuxième étape, la rédaction de l’appel d’offres.

Cette phase permet de bâtir une connaissance approfondie de la problématique et de prendre les meilleurs orientations technico-économiques. La culture acquise sur la problématique concernée se révèlera très souvent essentielle pour aider nos clients à prendre la meilleure décision. Elle constitue un élément de différenciation forte de notre expertise. Nous nous attachons à apporter une réelle valeur dans cette étape pour nos clients.

Formaliser sans enfermer les soumissionnaires

Un appel d’offres doit exprimer un besoin de façon claire en prenant en considération les capacités des fournisseurs. Dans le document de cadrage, nous formalisons la problématique, les orientations technico-économiques ainsi que le planning sur la réalisation. Nous décrivons également la situation du client, l’objectif défini et l’identification des meilleures solutions par rapport au diag-flash.

Il est important à ce stade de ne pas enfermer les destinataires de l’appel d’offres dans un format de réponse trop strict. L’ouverture de l’appel d’offres doit permettre d’apporter des réponses personnalisées en fonction des appréciations du projet par les soumissionnaires.

Eviter les décisions isolées

La spécificité de Lucernys réside dans notre capacité d’accompagner nos clients sur un large spectre couvrant l’ensemble de la production informatique. Cette vision large permet d’éviter de prendre des décisions isolées, sans anticiper les conséquences sur les autres aspects de l’IT.

Lucernys apporte également une connaissance approfondie et à jour du marché IT, couplée à une capacité d’analyser le besoin du client et de contrôler “l’adhérence” avec ce que sait faire le marché sur l’ensemble de la production informatique : intégrateurs, opérateurs, stockage, serveurs, mainframe, sécurité…

Rassurer nos clients dans la direction à prendre

Les notions d’Opex ou de Capex ne changent pas fondamentalement la réalisation de l’appel d’offres, le total cost of ownership (TCO) étant pris en compte dans les deux cas. En revanche lorsque nous intervenons sur un appel d’offres, le client attend qu’on l’oriente, et souvent qu’on le conforte dans sa vision. Il recherche notre connaissance intime d’un marché et une manière de valider une vision. Il veut se rassurer sur deux questions : “ Notre vision de l’IT s’inscrit-elle bien par rapport à la stratégie mise en oeuvre par l’entreprise ? Par rapport à ce qui va se faire dans l’avenir ?” Notre mission consiste à le rassurer dans la direction à prendre.

Ecrire un appel d’offres c’est la finalité d’une analyse qui permet de débuter une phase de transformation. Bien expliciter ce qui est proposé, être pédagogique revêt également une grande importance dans notre démarche de conseil.
Nous sommes à la fois l’ordinateur de bord qui définit la route à suivre, et la courroie de transmission pour trouver les bonnes ressources, et faire avancer l’entreprise dans la phase de transformation ou gestion de projet.

Publication issue d’une interview d’Emmanuel Faure.