Avec l’émergence massive du cloud, le FinOps – ou Financier des Opérations- s’est répandu au sein des directions informatiques. Si l’expression est apparue récemment dans les DSI, elle recouvre une notion qui n’est pas neuve. Ainsi, LUCERNYS travaille depuis 20 ans sur les sujets de Telecom Expense Management (TEM) en appliquant une méthodologie voisine. La démarche FinOps vise la bonne maîtrise technico-économique de tous les nouveaux services de l’IT. Cette approche peut-elle être réduite cependant à la seule maîtrise des coûts ?

Arnaud Métivier, consultant chez LUCERNYS donne sa vision du FinOps.

Le FinOps répond à trois besoins principaux de la DSI :

i- La gestion financière,

ii- L’optimisation et la rationalisation des coûts et des usages,

iii- Le pilotage continuel pour maîtriser les dépenses, encadrer les budgets et s’assurer que la policy de l’entreprise est appliquée.

i- La gestion financière.

Synthèse du besoin :

  • Contrôle tarifaire : s’assurer de la bonne application des éléments contractuels mis en place.
  • Ventilation des coûts : pouvoir éclater la facturation selon un objectif comptable et de gestion pour des solutions de refacturation, de validation ou de paiement.
  • Destinataires : Achats et DAF.

La direction des achats et la direction financière ne partagent pas les mêmes objectifs sur la gestion financière des services informatiques.

Pour le service achat, le FinOps représente d’abord une méthode qui veille à ce que les prix appliqués par chaque opérateur correspondent bien à ceux prévus dans les contrats.

En revanche, avec la DAF, le FinOps se concentre en priorité sur l’intégration de la facturation des opérateurs dans le SI comptable. Le FinOps fournit à la DAF les outils nécessaires pour la validation électronique de la facturation. L’intégration des données dans le SI déclenche la validation automatique des factures, et l’émission du bon à payer. Le FinOps facilite la ventilation des coûts au sein des différentes directions de l’organisation.

Le FinOps garantit la ventilation des coûts associés à une facture IT.

Les outils de collecte et d’agrégation des données issues de la facturation couplés avec le travail d’analyse pour approfondir et mettre en forme ces données constituent la méthode FinOps.

Le périmètre du FinOps est concentré aux univers télécoms et cloud. La maîtrise des contrats – assez volatiles dans ces univers -, exige une analyse fine et en profondeur.

ii- L’optimisation et la rationalisation des coûts et des usages.

Synthèse du besoin :

  • Utiliser les éléments contractuels au mieux par rapport aux usages,
  • Nettoyer les éléments obsolètes ou inutilisés,
  • Assurer la bonne qualité du service rendu aux utilisateurs,
  • Destinataires : Achats et DSI

Optimisation vs rationalisation.

Une démarche d’optimisation vise à s’assurer que l’ensemble des éléments présents dans un contrat IT soient utilisés au mieux pour répondre aux usages.

Illustrations concrètes d’optimisation dans les contrats IT :
– Plutôt que d’additionner des services chers, souscrire un service unique qui les regroupe peut être judicieux.
– Dans le cas d’un abonnement télécom, l’abonnement pour l’utilisation de la data à l’étranger doit être réservé exclusivement aux collaborateurs susceptibles d’aller à l’étranger.
– Dans le cloud, l’optimisation consiste notamment à adapter la capacité de stockage disponible à l’utilisation data réelle pour chaque utilisateur.

 

La rationalisation consiste à analyser les éléments sous-utilisés au sein des contrats IT, ou qui sont devenus obsolètes et qui doivent être remplacés. C’est le cas par exemple d’un service cloud qui tourne toute la journée, alors que la plage de fonctionnement réelle est entre 8h et 18h. Couper les instance cloud quand elles ne sont pas utilisées, ou désactiver automatiquement les licences de collaborateurs qui quittent l’entreprise, font partie des actions de rationalisation qu’il faut veiller à automatiser pour maîtriser les coûts.

Les directions achats et DSI ont des priorités différentes.
Optimisation et rationalisation ne concernent pas les mêmes directions de l’entreprise.

La rationalisation purement contractuelle, dont la vocation est d’optimiser au mieux les offres au regard du contrat existant, concerne la direction des achats. En revanche, la rationalisation de l’usage réel des utilisateurs est davantage portée par la DSI.

Le FinOps, pour piloter l’IT avec finesse.

iii- Maîtriser les dépenses, encadrer les budgets et s’assurer que la policy de l’entreprise est appliquée : un pilotage FinOps continuel.

Synthèse du besoin :

  • S’assurer que les pratiques mises en place correspondent aux usages internes de l’entreprise (process, dépense)
  • Éviter la dérive financière (explosion des budgets)
  • Maîtriser et suivre l’évolution des contrats
  • Utiliser des indicateurs fiables : donner du sens à la dépense
  • Établir des projections : optimiser son service
  • Destinataires : Achats, DSI, DA, RH…

Pendant la phase de run qui suit la période d’optimisation et de rationalisation du contrat, la lecture des dépenses et leur comparaison d’une période à l’autre implique l’accès à des indicateurs fiables.

Comprendre finement les mouvements de dépenses est crucial pour maîtriser et projeter des budgets sur les années futures. La transmission d’indicateurs financiers fiables pour comprendre et maîtriser les dépenses et donner des perspectives sur l’évolution des coûts est la clé de voûte d’une démarche FinOps. Ces indicateurs doivent offrir un pilotage financier efficace de l’ensemble de la facturation IT.

Au delà de sa maîtrise, le FinOps apporte une compréhension de la facturation.

Le développement du FinOps répond à la complexité grandissante des facturations dans l’IT.  Le FinOps apporte une meilleure lisibilité des factures IT, comme une forme de vulgarisation.

FinOps, une méthode qui se transforme en fonction.

A l’intersection des directions achat, DSI et DAF dans l’organisation, le FinOps exige des expertises pointues sur les infrastructures, les offres, la péri-facturation ou la finance.

Au delà d’une méthodologie, le FinOps va constituer une véritable fonction dans l’entreprise avec une expertise propre.

Dès lors, le FinOps pourrait constituer une direction à part dans la DSI. Le FinOps, ou le mariage heureux de la finance et de l’IT ?

En synthèse.
Le FinOps c’est une gestion très précise de l’ensemble de la chaîne financière, en amont avec la partie contractuelle, mais aussi pendant le run pour le pilotage et les différentes analyses qui en découlent. Au final, le finops permet aussi de dresser un bilan pour rentrer dans un cercle vertueux de la maîtrise de l’ensemble des assets financiers : contrats, usages, dépense. Le finops répond donc à l’évolution des besoins et des attentes sur le marché actuel. « Je veux payer uniquement ce que je j’utilise, je veux utiliser uniquement ce dont j’ai besoin ».