Le développement des technologies de l’information bouleverse la manière dont les employés se connectent entre eux, collaborent et communiquent. Implémenter le poste de travail digital – ou digital workplace – dans une organisation implique au préalable de préparer les équipes au changement. Une étape qui ne doit pas être sous estimée.

Mener une stratégie de digital workplace constitue un chantier délicat. En effet, la transformation du poste de travail exige de manier le changement technologique – dont l’évolution est très rapide – avec le rythme du management des équipes. 

Qu’est ce que la digital workplace ?

La digital workplace rassemble l’ensemble des infrastructures, des applications et des plateformes connectées qui facilitent les collaborations. Il s’agit notamment des applications métier, des services de messagerie instantanée, des réseaux sociaux d’entreprise et des outils de réunions virtuelles.
L’alignement dynamique entre le modèle de travail de l’entreprise et l’environnement de travail digital constitue la stratégie digital workplace. Il doit permettre de faire face à des pics d’activité tout en réduisant les coûts. 

Transformation digitale, quelles motivations pour les décideurs ?

Les dirigeants qui encouragent la transformation digitale dans leur organisation poursuivent quatre objectifs principaux :

  • renforcer la productivité en faisant mieux travailler les équipes entre elles,
  • améliorer le niveau de service auprès des clients,
  • baisser les coûts, en améliorant les process business,
  • rester dans la course technologique, et éviter de se faire dépasser par ses concurrents,

Le renforcement de la digital workplace répond à plusieurs exigences :

  • unifier les communications online et offline en permettant aux employés d’être connectés aux outils et aux données partout et à tout moment (ATAWADAC),
  • donner accès aux bonnes plateformes technologiques et aux services les mieux adaptés pour travailler avec les terminaux fournis ou en BYOD (Bring your own device),
  • améliorer l’expérience des employés en leur fournissant une expérience utilisateur flexible, et personnalisée.
  • permettre aux employés de se connecter à leur environnement de travail dans toutes les situations, tout en veillant aux contraintes de sécurité et de respect de la vie privée.
  • attirer les talents en proposant des environnements de travail innovants,
  • intégrer l’ensemble du poste de travail digital et des données de l’entreprise, au sein d’une interface unique hébergée dans le cloud.

Les outils indispensables à intégrer :

  • email et outils de calendrier,
  • outil de communication unifiée, qui inclut la video-conférence et le téléphone intégrée sur mobile, sous la forme d’une application.
  • les outils de bureautique, hebergés sur le cloud et mobile compatible,

Quelles critères de mesure pour une stratégie de digital workplace ?

Lors de l’implémentation de la digital workplace, la qualité de l’expérience des équipes doit être au coeur des attentions. Simplicité de connection, fiabilité et sécurité des mécanismes d’authentification sur tous les supports sont les critères principaux à surveiller.

Les critères de mesure d’une stratégie de digital workplace :

  • l’augmentation des revenus,
  • la réduction des coûts opérationnels avec les réunions de travail virtuelles,
  • l’accélération du time-to-market en utilisant des outils qui permette de livrer des produits ou des services plus rapidement,
  • l’évolution du niveau d’innovation,
  • l’amélioration de l’expérience client,
  • le niveau de satisfaction des équipes face aux nouveaux outils,

Les comportements des équipes peuvent porter la transformation digitale.

Rendre la technologie compatible avec la culture de l’entreprise représente un des principaux enjeux pour mener une stratégie de transformation digitale. Les outils, les process et les systèmes informatiques peuvent révéler leur plein potentiel auprès des équipes si elle est accompagnée par une phase d’apprentissage adaptée.